10 Email gewoontes waar ik me aan houd

MartijnProductiviteit, Slider7 Comments

Big M

Email kan super handig zijn, maar email kan er ook voor zorgen dat je het overzicht verliest en onnodig vertraging oploopt.

Zolang je je hier bewust van bent en goede afspraken maakt over het gebruik van email kun je er echter prima mee werken.

Dit zijn de 10 gewoontes waar ik me aan houd.

1. Beperkte tijd voor email afhandeling

Dagelijks kies ik twee momenten voor het afhandelen van mijn email. Vaak check ik mijn email voor het eerst om 11:00 en aan het einde van de (werk)dag om 16:00. Email is een communicatiemiddel dat niet geschikt is voor directe communicatie. Moet iets direct opgepakt worden? Pak dan de telefoon en bel me. Eventueel kan er verwezen worden naar de mail waar meer informatie in staat.

Ga er nooit vanuit dat een email direct gelezen wordt en direct opgepakt zal worden. Door niet de hele dag door mijn email te lezen en te beantwoorden doe ik aan verwachtingsmanagement. Opdrachtgevers verwachten niet van mij  dat ik a la minute antwoord en weten dat ze me moeten bellen met dringende zaken.

2. Actie ondernemen

Op het moment dat ik een email op dwing ik mezelf om een keuze te maken:

  1. Verwijderen;
  2. Archiveren;
  3. Direct actie ondernemen (mag niet langer dan twee minuten duren) en daarna antwoorden of archiveren;
  4. Kort antwoord en archiveren;
  5. Todo item van maken en archiveren;

Welke keuze ik ook maak, ik zorg ervoor dat er geen gelezen mail meer in mijn inbox zit. Na actie direct opruimen.

3. Direct in de agenda zetten

Emails die een datum bevatten waarop iets van mij verwacht wordt worden direct in mijn agenda gezet. Anders is het onmogelijk om andere afspraken efficiënt te plannen. Dit krijg ik pas voor elkaar als ik overzicht op een complete agenda heb.

4. Sneltoetsen gebruiken

Het gebruik van sneltoetsen stimuleert het spiergeheugen. Door consequent gebruik te maken van sneltoetsen leer je veel sneller werken. De muis is een stuk gereedschap dat veel tijd kost.

Tip: Leeg de muis eens een week weg en dwing jezelf om alle sneltoetsen te leren en te gebruiken. Maak van de applicaties die je gebruikt een overzicht van de sneltoetsen en gebruik ze een week. Grote kans dat je de muis helemaal niet mist!

5. Korte emails schrijven

Ik doe mijn best om emails niet langer dan 3 zinnen te maken. Als een email langer is dan die 3 zinnen dan heb ik er goed over nagedacht of het ook echt nodig was.

Als ik echt meer nodig heb dan 3 zinnen maak ik er tegenwoordig ook een gewoonte van om een Google Doc te openen en daar mijn verhaal neer te zetten. Zo’n Google Doc is vervolgens heel gemakkelijk te delen en kent een zeer effectieve reviewfunctionaliteit. Zo blijft niet alleen mijn inbox leeg, maar ook van de ontvanger.

6. Van email naar todo lijst

Net als agendaitems worden emails met een taak gelijk toegevoegd aan de todolijst. Op het moment maak ik gebruik van Trello. Een online tool waarmee ik samen met opdrachtgevers een todolijst volgens de Scrum methode kan bijhouden.

Omdat opdrachtgevers ook toegang hebben en taken kunnen toevoegen wordt de kans al veel kleiner dat deze via de email wordt verstuurd.

7. Alleen ongelezen emails in de inbox

Door bewust keuzes te maken over de emails in mijn inbox blijven er na elk moment van email afhandeling alleen maar ongelezen emails in mijn inbox. De rest is gelezen, behandeld, verwijderd of gearchiveerd. Heerlijk dat overzicht!

8. Later lezen? In the Pocket!

Ken je Pocket al? Fantastische tool! Heel de dag kom je interessante content tegen, maar zelden is het het juiste moment om het te lezen. En dan komt Pocket om de hoek kijken! Links die je later wilt lezen kun je opslaan in Pocket. Zo verzamel je een lijst met interessante artikelen die je nog moet lezen.

Hieronder kun je een filmpje zien over Pocket:

9. Filteren, filteren en filteren

Ik gebruik Google Apps en werk dus met een Gmail omgeving. In Gmail kun je verschillende filters aanmaken die acties op basis van emails voor jou uitvoert. Zo komen emails van LinkedIn niet terecht in de Inbox, maar gaan ze automatisch naar het mapje LinkedIn.

Door slim gebruik te maken van filters kun je de Inbox al aardig leeghouden en kun je emails die op elkaar lijken tegelijk behandelen.

10. Email afsluiten als je klaar bent

Klaar met de Inbox? Alle email behandeld? Sluit de applicatie dan af. Dan kom je ook niet in de verleiding om emails die binnenkomen direct te behandelen. Bescherm je tegen jezelf! 

7 Comments on “10 Email gewoontes waar ik me aan houd”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge